第一章? 總則
第1條 為規(guī)范集團對外接待管理程序，提高接待管理水平，達到樹立集團良好形象、合理控制接待費用之目的，特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于集團對各級政府部門、事業(yè)單位、新聞媒體、客戶單位、供應商等的來訪接待，以及集團其他單位人員至集團總部出差的接待。
第3條 主要職責。
1.集團領導：負責審批重大接待計劃，并參與集團重大接待活動。
2.集團企業(yè)管理中心：負責組織重大接待活動，負責政府部門、關系單位、新聞媒體等重要客人的接待。
3.集團行政管理中心：負責接待費用的審核與控制、來賓接待協(xié)助及后勤服務、禮品的采購等。
4.集團財務管理中心：負責接待費用的審核與報銷。
5.集團各部門：負責與本部門對口的政府部門以及業(yè)務聯(lián)系單位工作人員的接待。
第二章? 接待管理規(guī)定
第4條 接待級別。
1.按接待規(guī)格及名義，將接待分為集團級和部門級兩類。
集團級：指重要來訪人員或以某一單位的名義到公司走訪、交流、視（考）察、檢查等，需要以集團的名義來接待的。
部門級：指來訪人員到對口或指定的部門辦理相關事務而需接待的。
2.按來訪人員重要性，將接待分為五個等級。
一級：政府及主管部門局長級以上領導、重要戰(zhàn)略合作伙伴、重要客戶；
二級：處級以上領導；經(jīng)銷商部長及以上；供應商副總以上；
三級：科級以上領導；政府相關機構辦事人員；一般客戶經(jīng)理級；一般供應商；
四級：主管部門一般人員；聯(lián)系其他重要工作的一般人員
其他：其他普通來訪人員，臨時工作人員。
第5條 接待原則。實行分級對口接待，所屬部門的來訪人員由相關部門接待或委托接待。
第三章? 接待審批程序及接待流程
第6條 接待審批程序。
1.一級、二級接待，承辦部門需提前至少3天填寫《接待申請單》（見附件1），經(jīng)行政管理中心審核后，報總裁或董事長審批。
2.三級、四級接待，承辦部門需提前至少1天填寫《接待申請單》，經(jīng)行政管理中心審核，報行政副總審批。
3.其他類人員的接待集團只負責提供工作餐，由部門負責人到行政管理中心領取就餐客票，在集團食堂就餐。
第7條 一級接待流程（其他級別接待參照執(zhí)行）。
1.接待申請：確定接待級別，填報《接待申請單》并按上條程序執(zhí)行。
2.聯(lián)系接待單位：相關部門根據(jù)接待申請要求，在來訪人員到達前應作好相關的接待安排，及時與來訪人員聯(lián)系了解具體的到訪人數(shù)、是否需用車、訂房、禮品或其它要求，并及時落實。
3.安排接待人員：集團根據(jù)工作需要安排接待人員，負責主要接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程，不得隨意變動和更改。
4.機場（車站）接車：接待人員在接到接待任務后，必須確認來訪人員的班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名，聯(lián)系方式及特征。用車，先落實集團有無車輛之后進行，如無法安排車輛的應通知來訪人員并告之坐車方式及大致路程時間。接到來訪人后，接待人員幫忙提行李下車，根據(jù)班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。
5.住宿安排：到達住宿地點后，接待人員幫助來訪人員安頓好之后，再跟客人確認接下來的行程，離開時要留下自己的聯(lián)系電話。
6.集團接待：接待人員陪同來訪人員到達集團辦公大樓后或指定接待場所后，接待人員可先介紹集團企業(yè)文化、發(fā)展前景等內(nèi)容。在沒有引見集團領導之前，接待人員可以提前和來訪人員探討商談合作的意見以及來訪的主要目的。
7.領導接見：接待人員在帶領來訪人員見領導之前，必須和集團領導溝通好，確認接見時間、地點，然后帶領來訪人員與領導見面。見面時，接待人員先做介紹雙方的工作，然后粗略地講解來訪者的主要商談事項。請嚴格注意介紹時的禮儀禮節(jié)，把握住上下級，尊卑關系等。
8.餐飲安排：根據(jù)集團規(guī)定的接待標準執(zhí)行。
9.對于集團重要戰(zhàn)略合作伙伴和重要客戶：
①提出、收集合作事項：經(jīng)過以上的接待步驟，雙方的感情交流有了基礎，接待人員可安排雙方轉(zhuǎn)入到商務談判的階段。根據(jù)集團開展工作的實際情況和部門相關的標準，提出合作事項的內(nèi)容，咨詢來訪人員提出的合作事項內(nèi)容并且做好筆錄。
②處理、確定合作事項：本著雙贏的原則，接待人員在集團和來訪人員之間根據(jù)合作事項的內(nèi)容收集雙方的意見，并進行處理、形成文案，經(jīng)雙方確定后雙方各執(zhí)一份，以備后續(xù)簽訂合作協(xié)議之用。
③領導會談：雙方在合作事項達成一致后，雙方領導一般會進行互相道賀的儀式，接待人員適時作相關的安排。
10.機場（車站）送車：來訪人員離開，由接待人員陪同送車，接待人員除了主動幫來訪人員提行李外，如有集團贈送的禮品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開。
第四章? 接待標準及要求
第8條 根據(jù)來訪人員的等級規(guī)定不同的接待標準。
1.一級來訪人員：
陪同人員：原則上由董事長或者集團其他分管領導陪同，特殊情況臨時決定。
準備物品：根據(jù)來訪人員和實際需要，會議室可準備橫幅、鮮花、水果、宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、咖啡、茶水、礦泉水、禮品等。如有必要可在集團前臺門廳位置準備歡迎牌、花籃等飾品。
2.二級來訪人員：
陪同人員：原則上由集團總裁陪同，特殊情況臨時決定。
準備物品：根據(jù)來訪人員和實際需要，會議室可準備宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、茶水、礦泉水等。
3.三、四級來訪人員：
陪同人員：原則上由相關部門負責人陪同，特殊情況臨時決定。
準備物品：根據(jù)客人和實際需要，會議室可準備宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、茶水、礦泉水等。
第9條 接待的食宿標準。住宿盡量以集團酒店接待，就餐可根據(jù)情況安排的集團酒店或食堂。如果集團食宿資源緊張或客戶有其他要求的，由行政管理中心根據(jù)《接待食宿標準》（附件2）聯(lián)絡安排。
第五章? 接待費用結(jié)算
第10條 總裁及總裁授權人審批一級接待費用標準和參觀路線，分管副總審批二、三、四級接待，各部門主管負責其他類接待的審批。
第11條 費用報銷憑《接待申請單》與發(fā)票到財務副總處審核，審批通過，到財務管理中心進行報銷。
第六章? 附則
第12條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第13條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第14條 附件：（1）接待申請單；（2）接待食宿標準。

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